Согласование командировок. Согласование служебных заданий.

На старте:

Крупная производственно-сервисная компания:

• вспомогательные энергетические установки для ГЭС и АЭС
• шахтное оборудование
• железнодорожная техника

Процесс согласования командировочных удостоверений включал получение большого количества  виз как своих, так и внешних сотрудников.

Организация пусконаладочных и сервисно-профилактических работ сложного оборудования требовало и скрупулезной подготовки как самих специалистов, так и инструментов, оборудования, запчастей и расходных материалов. 

Например, для работ на АЭС необходимо отправить не менее 2 специалистов определенной квалификации и наличием соответствующих доступов, по линии безопасности

Задача:

Создать информационную систему, которая позволит организовать комплексный подход к организации командировок и проведению  выездных работ специалистов:

• назначить нужных специалистов на требуемые работы
• организовать своевременное прибытие/убытие на площадки сотрудников, запчастей, оборудования и инструментов
• согласовать необходимые расходы
• сформировать единое информационное пространство и упорядочить документооборот
• повысить исполнительскую дисциплину сотрудников

Решение:

На базе WEB платформы Кларис была разработана и внедрена система согласования командировок.

Она позволила получить единое информационное пространство для подготовки, согласования и хранения документов по командировкам:

• собирать заявки на проведение  работ по пусконаладке и ремонту
• назначать служебные задания на сотрудников и отслеживать их исполнение
• согласовывать поездки по установленным маршрутам
• готовить приказы и командировочные удостоверения
• хранить сканы всех связанных с командировками докуметов
• вести учет расходов и собирать авансовые  отчеты
• вести учет выданных ТМЦ