Бизнес-центр. Управление договорами и документами.

На старте:

У управляющей бизнес-центром компании есть множество договоров с арендаторами с большим количеством уникальным параметров и дополнительных документов, такими как:

• Помещение и его характеристики (этаж, №, площадь, мебель, устройства)
• Сроки
• Финансовые условия
• Количество парковочных мест
• Количество карт пропусков
• Акты приема/возврата помещения
• Акты разграничения эксплуатационной ответственности
• Допсоглашения
• Письма, гарантии, и т.п.

При работе с арендаторами нужно принимать быстрые управленческие  решения  на основе условий из этих договоров и документов, что при текущей системе невозможно, на поиск тратится 2-3 часа.

Задача:

Получить удобный инструмент для принятия решений управляющим: где на одном-двух экранах видны все существенные данные по договорам арендаторов и сопутствующих документов.

Решение:

На основе программной платформы Кларис была создана и внедрена подсистема «Управление договорами арендаторов», интегрированная в WEB-систему управления бизнес-центром Кларис.

В результате появился электронный реестр, где в карточке арендатора собраны все основные контролируемые УК параметры и связанные с ними документы: договоры, допсоглашения, акты, письма и др., причем есть возможность хранения как сканов оригинальных документов, так и файлов в формате MS Office и др.

С появлением реестра стал доступна бизнес-аналитика, можно получать отчеты по разным показателям (время, деньги, площади, эффективность взаимоотношений и т.п.)

Для подготовки документов используются шаблоны с использованием данных из карточек арендаторов

Карточка арендатора находится и открывается за 7 секунд.

Все документы имеют единую структуру, восприятие информации, стало намного легче, нагляднее.

Система автоматический уведомлений вовремя напомнит о контрольных точках и событиях при работе с арендаторами.

Работа с арендаторами стала прозрачной для управляющих.