Сервисная компания. Выезды. Командировки.

Компания занимается пусконаладкой и сервисом промышленных объектов.

Длительные командировки большинства сотрудников - характерная часть их работы

В процессе подготовки и организации командировок менеджеры иногда допускали типовые ошибки:

• не заказана гостиница,  
• не вручены документы,
• забыли зарезервировать деньги, 
• сроки согласованы до заказа билетов
• выдана доверенность сроки действия которой не позволяют получить нужные материальные ценности в другом городе и т.п.  

Руководитель поставил четкую задачу:

• Обеспечить ведение в базе данных журнала командировок: Кто, куда, на какой срок уезжает.
• Система должна страховать менеджера от типовых ошибок.
• Руководитель должен иметь возможность видеть полную ситуацию.  

Что сделано.

Описан стандартный процесс подготовки к командировке. Состояния, флаги наличия билетов, заказа гостиницы, вид транспорта,  длительности командировки, суммы командировочных и т.п. 

Заведены и заполнены справочники сотрудников,  видов транспорта, доступных автомобилей с водителями.

Результат.

• Процесс стал прозрачнее
• ошибок - существенно меньше
• появилась возможность заменять или страховать менеджера, ответственного за подготовку выезда
• ситуация видна не только из офиса